Les clefs du succès pour un apport d’activité

Les clefs pour réussir son rapport annuel d'activité corporate ou associatif (print et numérique) !

Pourquoi faire un rapport d'activité ?

rapport annuel d'activitéLe rapport annuel d'activité professionnel ou commerciale ou rapport corporate, est un instrument d'évaluation et/ou de réflexion collective. C'est aussi souvent, une synthèse de l'activité, de la situation financière et en même temps une aide à la décision pour les managers et cadres de l'entreprise. Sa création a donc plusieurs avantages :

  • Mettre en avant le sérieux et la bonne santé financière de l'entreprise
  • Présenter les actions et événements marquants de l'année écoulée en toute transparence
  • Donner des perspectives d'évolution et un CAP pour demain

Outre le fait qu’il soit obligatoire pour tout chef d’entreprise d’une SA, SARL ou SNC, le rapport d’activité se doit de présenter de façon claire et cohérente toutes les démarches commerciales, économiques et financières passées mais aussi les perspectives de développement, les stratégies marketing et les projets de la société pour l’année à suivre. Il permet de rendre compte des résultats, de la compétitivité de l'entreprise et d'analyser de manière prospective les axes d'évolution pour demain. En fonction des entreprises ce document de référence est souvent en plusieurs langues. (lire notre expertise sur la communication internationale)

 

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Exemples de rapport annuel d'activité pour les entreprises et associations. Conception réalisée par Desjeux Créations :

Quelles sont les étapes pour l'élaboration un rapport annuel d'activité ?

  1. Étape 1 – Bien préciser l'objectif du rapport : Définir le(s) destinataire(s) du rapport et son objectif. Quels sont ses enjeux du rapport annuel / bilan / rapport financier ou rapport d'étude ? Quel est le contexte ? Quel cible (actionnaires, partenaires...) ? En plusieurs langues (traduction) ?  Cette étape stratégique permet de donner du sens au rapport et de guider dans sa réalisation.
  2. Étape 2 – Définir le plan du rapport (chemin de fer) : Le rapport est habituellement organisé selon un plan classique : introduction, développement, conclusion. L’introduction du rapport renseigne le destinataire sur l’objet du rapport, sur la cause qui l’a motivé, sur son importance et son intérêt. Le développement du rapport s'articule en général en 3 parties :
    1. L’analyse de l’existant : un constat objectif et factuel de la situation.
    2. La critique de l’existant : les points positifs, les points négatifs. C’est une analyse et une interprétation des faits marquants à la différence de la partie précédente qui se doit d’être très descriptive et factuelle.
    3. Des propositions de recommandations avec leurs avantages, inconvénients et moyens nécessaires. Les propositions doivent être argumentées.

      La conclusion du rapport permet de donner une réponse à la question posée. Elle reprend les recommandations et met en avant la solution préconisée par l’auteur du rapport.

  3. Étape 3 Définir le budget et l'échéancier d'action : A partir d'un appel d'offre ou d'une mise en concurrence (voir nos formations sur le pilotage des actions de com') sélectionner les devis des différents intervenants pour la réalisation du rapport annuel et faites un prévisionnel budgétaire (agence de communication graphique, imprimeur, routeur - suivant la diffusion, traducteur, photographe...). Déterminez le planning et les délais de réalisation avec anticipation (lire notre article sur l'anticipation) en intégrant toutes les étapes : collecte d'info, rédaction, mise en page, prise de vue photo, traduction, relecture, fabrication et/ou mise en ligne (rapport annuel digital / ebook / flipbook) et diffusion (routage / envoi postal).
  4. Étape 4 Collecter et traiter l’information nécessaire : Les sources d’informations sont nombreuses, tant en interne qu’en externe. Il semble important de solliciter le(s) expert(s) de l'entreprise ou de l'association pour recueillir les informations pertinentes sur chaque sujet et ainsi mobiliser les équipes autour d'un projet commun. D'autres éléments peuvent compléter l'information (entretiens, documentations, notes de lecture, comptes rendus, etc.) Il importe à cette étape d’être exhaustif sans se laisser submerger par les informations. Sélectionner les informations les plus pertinentes au regard de la demande et de l'objectif du rapport.
  5. Étape 5 Rédiger le rapport : Les règles générales de rédaction des documents s’appliquent aussi aux rapports : phrases courtes, paragraphes bien structurés, vocabulaire compréhensible. Pour que le rapport soit facile à lire, il est important de soigner la forme  à travers un texte clair. Si certains points demandent une explication complémentaire, n’hésitez pas à les renvoyer en annexe pour rendre la lecture du rapport annuel ou d'activité plus fluide. Intégrer un sommaire, des tableaux, des graphiques et des titres explicites pour illustrer les sujets.
  6. Étape 6 Maîtriser le suivi de création et de fabrication : A travers les différentes étapes de la chaîne graphique suivre et maîtriser le planning des différents intervenants pour la réalisation du rapport annuel d'activité : l'agence de communication à travers la création graphique (PAO) (brief / projet graphique / corrections&ajustements / épreuves de contrôle du document BAG & BAT). L'imprimeur à travers la fabrication (flashage, épreuve de contrôle BAR impression, façonnage, livraison / diffusion / routage et/ou une diffusion digitale (ebook, édition électronique, flipbook).

Quels sont les composants d'un rapport d'activité professionnel ?

Voici les éléments nécessaires à la conception de votre rapport d'activité professionnel ou associatif : (lire notre article sur comment rédiger un cahier des charges pour un document de communication traditionnelle - print)

  • Le format de votre rapport d'activité d'entreprise.
  • Le type de support (papier, papier de créations, PVC, calque...).  L'utilisation de papier NFC ou de Qrcode pour une interactivité du print vers le digital de votre rapport d'activité.
  • La définition du chemin de fer (l'ordonnancement des pages) de votre rapport de bilan annuel, rapport d'étude, ou votre rapport financier annuel.
  • La rédaction des textes de votre rapport d'activité de présentation du bilan de votre d'entreprise ou de synthèse de votre colloque / séminaire ou le bilan d'enquête.
  • La traduction (suivant besoin) en plusieurs langues (français, anglais, chinois, espagnol...).
  • Le design iconographique photos / images du rapport d'activité, à travers des prises de vues photos pour mettre en valeur votre bilan et vos perspectives d'évolution ou l'achat d'art dans des banques d'images.
  • La réalisation de dessins / illustrations sur mesure pour mettre en valeur votre compagnie.

 

Pourquoi choisir Desjeux Créations pour la création de votre rapport d'activité annuel ?

  1. Notre expertise est bien rodée, dans la création graphique de rapport d'activité corporate ou associatif pour mettre en valeur les savoir-faire de votre organisation (entreprise, association ou collectivité).
  2. Notre équipe réalise l'ensemble des étapes de votre rapport d'activité d'entreprise ou votre rapport financier d'association (print et digitale ebook) ou votre bilan annuel et/ou social des collectivités. Nous mettons en valeur les textes (réécriture de texte - accroche - légende photo - traduction...), les photos/illustrations/graphiques, votre logo et celui de vos partenaires.
  3. Nous réalisons différents projets graphiques pour valoriser votre image à travers un rapport d'activité institutionnelle ou corporate explicite, créatif et design. Si vous avez une charte graphique nous respectons vos contraintes, sinon, nous réalisons la création d'une charte graphique sur-mesure pour transcender l'image de votre entreprise et ses savoir-faire.

Notre agence Desjeux Créations basée aux Alleuds (commune délégué de Brissac Loire Aubance, anciennement Brissac Quincé) est proche de Saumur, Doué en Anjou (anciennement Doué la Fontaine), Gennes, les Rosiers, Angers... Nous nous déplaçons dans le 49 Maine et Loire et au delà pour la réalisation du rapport d'activité de votre entreprise ou association ou collectivité.

 

Définition du rapport d'activité

Un rapport annuel d'activité est un document institutionnel réalisé chaque année après la clôture de l'exercice comptable. On y retrouve différents indicateurs : le bilan financier, le compte de résultats et des informations relatives à l'activité de la société : stratégie, événements marquants de l'année écoulée et perspective d'avenir. Légalement ce document doit être remis aux actionnaires et au commissaire aux comptes, dans les 4 mois qui suivent la fin de l'exercice comptable. Et 15 jours avant l'assemblée générale statutaire des actionnaires. Cette AG plénière permet d'approuver les comptes de la société. Ce rapport annuel doit être déposé au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège social de l'entreprise ou holding (pour les sociétés cotées en bourses uniquement). C'est un outil d'aide à la prise de décision pour le comité de direction et les actionnaires (ou financeurs). Sa publication est souvent très attendue par les marchés financiers et peut influer sur les cours de bourse. Ce rapport est une infographie de la santé de l'entreprise à l'instant T.

 

Comment rédiger un rapport d'activité annuel ?

Les règles générales de rédaction des documents s’appliquent aussi aux rapports : phrases courtes, paragraphes bien structurés, vocabulaire compréhensible. (lire les étapes ci-dessus). Ce rapport est un compte rendu exhaustif du bilan financier, bilan social et sociétal qui permet d'analyser l'année N-1 et de se projeter dans le futur.

 

Qui rédige ce document de référence opérationnelle ?

La réalisation du rapport d'activité est une obligation qui incombe aux mandataires sociaux (gérant, président...). Le code du commerce imposte a tout gérant de SARL, dirigeant de SNC ou président de SAS  ou de SA d'établir ce rapport annuel.

 

Les différentes formes de rapport annuel

Chaque organisation (association / entreprise / collectivité) a son document de synthèse annuel :

  • Association sportive
  • Association culturelle
  • Association écologique / environnemental
  • ONG (organisation non gouvernementale)
  • Organisme public / entreprise para public / secteur public : Commission européenne, communauté de commune, municipalité / collectivités locales, ministère, smitom, assurance maladie...
  • Entreprise du secteur privée : Banque / assurance
  • Industrie
  • Energie
  • Luxe / mode
  • Média / communication
  • Santé

 

Comment diffuser le rapport d'activité ?

Ce document institutionnel, destiné au conseil d'administration et aux actionnaires et partenaires de  l'association ou de l'entreprise est soit imprimé soit dématérialisé au format pdf ou flipbook sur le net.

  1. L'impression (fabrication) du rapport : pour une emprunte environnementale optimum nous préconisons d'utiliser des papiers écologiquement responsables type PEFC ou FSC ou 100% recyclés ainsi qu'un imprimeur labellisé imprim'vert.  Imprimé en quadri recto / verso le grammage de la couverture est souvent plus élevé que les pages intérieures. Finition : rainage, pelliculage mat ou brillant avec une dorure à chaud ou un vernis sélectif sur le logo et/ les textes de la couverture pour une finition de qualité. Suivant le nombre de pages, il sera façonné en dos carré collé ou agrafage. (lire notre expertise en communication traditionnelle PRINT)
  2. La diffusion digitale du rapport d'activité : en plus d'une impression ce document institutionnel est dématérialisé en ligne soit sous format pdf soit sous format flipbook ou ebook. Cet usage du numérique peut être couplé avec l'impression via un flashcode ou qrcode ou un papier NFC qui vient renvoyer le lecteur du document papier vers le digital (lire notre article sur la convergence du print vers le digital).